Begrippen

• SVW: Stichting Steunpunt Vluchtelingen Waalre
• De stichting: Stichting Steunpunt Vluchtelingen Waalre
• Vrijwilliger: Een vrijwilliger die is aangesloten bij Stichting Steunpunt Vluchtelingen Waalre
• Documenten met persoonsgegevens: Dit omvat officiële documenten en eventueel door de vrijwilliger geproduceerde documenten (zoals een kopie van een paspoort, verblijfsvergunning of betaalpassen).
• Persoonsgegevens: Zie definitie zoals wordt gehanteerd door de autoriteit persoonsgegevens (voorbeelden: naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, BSN, etc.)
• Vertrouwelijke informatie: Informatie waarvan de vrijwilliger het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden.
• Bijzondere persoonsgegevens: Zie definitie zoals wordt gehanteerd door de autoriteit persoonsgegevens (voorbeelden: religie, politieke opvattingen, medische gegeven, seksuele geaardheid, biometrische gegevens, etc.)

Algemeen

1. De vrijwilligers van SVW streven na om zich: “… op basis van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens in te zetten voor de bescherming van asielzoekers en vluchtelingen door persoonlijke steun en belangenbehartiging bij hun toelating, opvang en maatschappelijke participatie …”
2. Iedere vrijwilliger voert zijn werkzaamheden naar beste kunnen uit. Als de benodigde kennis of ervaring bij een vrijwilliger ontbreekt, dan zal deze proberen de benodigde kennis te verwerven bij andere vrijwilligers binnen of buiten Waalre en bij relevante instanties zoals de IND, COA of VWN.
3. Het bestuur kan besluiten sancties te treffen als er serieuze gronden zijn om te veronderstellen dat een vrijwilliger zich niet aan de vrijwilligersverklaring, gedragscode of privacyverklaring houdt. Indien noodzakelijk kan de vrijwilliger tijdelijk op non-actief worden gezet. Als na verder onderzoek is gebleken dat het vermoeden gerechtvaardigd blijkt, kan de relatie tussen de stichting en haar vrijwilliger middels een bestuursbesluit worden beëindigd.

Handelen tegenover cliënten:

• De vrijwilliger zal bij de eerste ontmoeting of in ieder geval spoedig daarna aan de cliënt een toelichting geven op relatie, werkwijze, privacybeleid en geheimhoudingsplicht. Hierbij wordt de tijdelijkheid van de geboden ondersteuning benadrukt.
• Een door de statushouder ondertekende privacyverklaring is een voorwaarde voor het bieden van hulp door de vrijwilliger. De getekende privacyverklaringen worden gearchiveerd door de secretaris van SVW.
• De vrijwilliger biedt de statushouder hulp met dien verstande dat het doel is de zelfredzaamheid van de statushouder te vergroten.
• Te alle tijden blijft de statushouder verantwoordelijk. De vrijwilliger zal vaak handelen in naam van de statushouder. Het is dan zaak om zeker te stellen dat overeenkomstig met de wensen van de vluchteling wordt gehandeld.
• De vrijwilliger handelt vanuit een neutrale positie, waarbij de eigen levensovertuiging of persoonlijke voorkeur geen invloed heeft op het handelen.
• In de relatie tussen de vrijwilliger en de statushouder is sprake van een ongelijke positie. Misbruik van de daaruit volgende machtspositie is onder geen enkele omstandigheid geoorloofd. Bij seksueel misbruik leidt dit tot sancties zoals beschreven bij punt 3 en zal bovendien aangifte bij de politie worden gedaan.
• Voor verleende diensten wordt nimmer een beloning gevraagd. Het contact met de statushouder wordt niet voor eigen voordeel aangewend.
• Documenten met persoonsgegevens worden bij voorkeur niet door de vrijwilliger bewaard. Het is de taak van de statushouder om deze documenten te bewaren.
• Tijdelijke opslag van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie betreffende de statushouder door de vrijwilliger kan evenwel noodzakelijk zijn voor de dienstverlening:
  • Er dient altijd zorgvuldig met de verkregen persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie worden omgegaan,
  • De persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie wordt alleen met derden gedeeld als dit nodig is voor de hulpverlening en pas nadat de vrijwilliger zich ervan heeft overtuigd dat dit niet schadelijk is voor de statushouder.
  • De persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie wordt nimmer langer bewaard dan strikt noodzakelijk is.
• Bijzondere persoonsgegevens van de statushouder worden door de vrijwilliger niet bewaard.
• Vrijwilligers hebben zwijgplicht. Aanvullend op punt 12 mag informatie betreffende de statushouder alleen met derden worden gedeeld als hiervoor door de statushouder schriftelijke toestemming is verleend middels ondertekening door de statushouder van een privacyverklaring.
• Het belang van de statushouder staat altijd voorop.
• Er kunnen zich situaties voordoen waarbij de persoonlijke opvattingen van de vrijwilliger niet verenigbaar zijn met de gedragingen van de statushouder. In dat geval kan de vrijwilliger zich tot het bestuur wenden. Het bestuur zal dan in gezamenlijk overleg besluiten hoe hiermee zal worden omgegaan.

Handelen tegenover vrijwilligers:

1. De vrijwilligers gaan onderling met respect met elkaar om, luisteren naar elkaar, respecteren elkaars mening en bespreken onenigheden op een fatsoenlijke manier.
2. Als een vrijwilliger feitelijke kennis heeft over misdragingen van een andere vrijwilliger die het belang van vluchtelingen of de stichting ernstig schaadt, dan dient dit aan het bestuur te worden gerapporteerd.

Handelen tegenover derden:

1. Iedere vrijwilliger is verplicht om bij geconstateerde media-aandacht het bestuur hiervan op de hoogte te brengen. In overleg met het bestuur wordt bepaald wie de media te woord zal staan. De belangen van de statushouders en de betrokken organisaties zullen altijd worden behartigd.
2. Het is iedere vrijwilliger van SVW toegestaan om op social media (zoals Twitter, LinkedIn, Facebook) berichten te delen over SVW. Dit doet de vrijwilliger op eigen titel en nooit uit naam van de stichting SVW. Bij het delen van foto’s wordt rekening gehouden met de wensen van de betreffende personen en hun mogelijke kwetsbaarheid. Bij publicatie van afbeeldingen van herkenbare personen wordt altijd om toestemming van de betrokkenen gevraagd.